El tiempo: recurso no renovable, finito y valioso. El tiempo es un verdadero lujo en el mundo tan demandante y, seamos sinceras: estresante en el que vivimos, y lo es aún más para quienes fundan o dirigen un negocio. Muchas veces nos toca hacer de todo un poco y más cuando estás en esa etapa de crecimiento en la que requerís mucha organización, y aquí es donde necesitas echar mano a herramientas digitales que se han vuelto las mejores aliadas para mejorar la productividad en empresas y emprendimientos.

Entonces, tanto si sos emprendedora o necesitás apoyo para ser más productiva, este artículo es para vos porque exploraremos cinco herramientas tecnológicas que pueden potenciar la productividad de tu empresa optimizando tiempo y recursos. ¡Toma nota!

Calendly: Simplifica la gestión de citas y reuniones

Tus clientes quieren programar citas en línea pero no manejas de forma rápida y eficiente horarios y tiempos disponibles ¿lo anotás todo en una agenda física? Echale un ojo a Calendly que es una herramienta de programación de citas en línea que te ayuda a simplificar la gestión del tiempo y la planificación de reuniones. Sus ventajas incluyen:

Automatización de la programación: Con Calendly, podés configurar tus horarios y disponibilidades, y luego compartir un enlace personalizado para que los participantes puedan elegir fácilmente el horario que les convenga. Esto elimina la necesidad de intercambiar interminables hilos de correos electrónicos y llamadas telefónicas para encontrar una fecha y hora adecuadas.

Recordatorios automáticos: Calendly envía recordatorios automáticos a todos los participantes antes de la reunión, lo que reduce las cancelaciones y te ayuda a mantener tu agenda organizada.

Integraciones: Esto es de gran importancia pues Calendly se integra con otras herramientas populares, como Google Calendar, Outlook y Zoom, lo que facilita aún más la gestión de tus citas y reuniones.

Canva: Diseño fácil y rápido

Canva es una herramienta de diseño gráfico intuitiva y muy fácil de usar que ofrece ventajas significativas para la productividad de tu empresa, sobre todo si el diseño no es lo tuyo y no tenés para pagar una plaza fija de diseñador gráfico, entonces podés utilizar sus diferentes opciones, por ejemplo:

Plantillas profesionales: Canva proporciona una amplia gama de plantillas diseñadas profesionalmente para diferentes tipos de contenido, como presentaciones, infografías, publicaciones en redes sociales, entre otros. Esto te permite crear diseños atractivos y de alta calidad en poco tiempo, sin la necesidad de tener conocimientos avanzados de diseño.

Recursos visuales: Canva ofrece una extensa biblioteca de imágenes, iconos, fuentes y elementos gráficos que podés usar en tus diseños. Esto ahorra tiempo en la búsqueda de recursos externos y te permite mantener la identidad visual en tus materiales de marketing.

Colaboración en tiempo real: Canva permite la colaboración en tiempo real, lo que facilita el trabajo en equipo y la revisión de diseños. Varios miembros de tu equipo pueden trabajar juntos en un proyecto, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.

Gmail: más que un correo eletrónico

Gmail es muy conocido como correo electrónico, sin embargo es una plataforma ampliamente utilizada que ofrece mucho más que sólo el envío de correos:

Etiquetas y filtros: Podés organizar tus correos electrónicos mediante etiquetas y filtros personalizados. Al asignar etiquetas a tus mensajes y filtrarlos automáticamente, te ayuda a mantener tu bandeja de entrada ordenada y a encontrar los mensajes importantes de manera más rápida y eficiente.

Integración con otras herramientas: Gmail se integra con otras herramientas de productividad, como Google Calendar y Google Drive. Esto permite programar reuniones y adjuntar archivos directamente desde tu correo electrónico, lo que agiliza tus tareas diarias.

Búsqueda inteligente: Gmail cuenta con una potente función de búsqueda que te permite encontrar correos electrónicos específicos en segundos, incluso si tenés una gran cantidad de mensajes en tu bandeja de entrada.

Programación: Gmail también te permite programar envíos de correos o establecer mensaje automáticos lo que te ahorra mucho tiempo.

Asana: gestión de proyectos de manera eficiente

Asana te brindar una plataforma completa para la gestión de proyectos y tareas algo vital para tu emprendimiento o empresa:

Gestión eficiente: Permite a los usuarios crear proyectos, asignar tareas, establecer fechas límite, agregar comentarios y adjuntar archivos relevantes. Te permite tener una visión clara del progreso de los proyectos y asegurar que las tareas se completen en tiempo y forma.

Colaboración en tiempo real: Los miembros del equipo pueden comentar directamente en las tareas, lo que facilita la comunicación y evita la pérdida de información en hilos de correo electrónico interminables. También te permite asignar responsabilidades a personas específicas y enviar notificaciones para mantener a todos informados sobre los avances.

Integraciones con otras herramientas: Así como los anteriores, Asana se integra con una amplia gama de herramientas populares, como Google Drive, Slack, Dropbox, Microsoft Teams y más. Estas integraciones permiten d euna forma fácil la transferencia de información y la sincronización de datos.

Pomodoro Timer: mejorá tu enfoque y productividad

Trabaja de forma eficaz dividiendo tu tiempo en bloques con Pomodoro Timer. Al adoptar esta técnica con bloques de enfoque y descanso podés mejorar tu productividad, mantener una mayor concentración y evitar la fatiga mental. Mira sus ventajas:

Enfoque basado en bloques de tiempo: El Pomodoro Timer sigue la técnica del método Pomodoro, que se basa en dividir el tiempo en bloques de trabajo concentrado, llamados «pomodoros». Un pomodoro típico tiene una duración de 25 minutos de trabajo ininterrumpido, seguido de un breve descanso de 5 minutos. Esta estructura de tiempo ayuda a mantener un enfoque intenso y productivo durante los períodos de trabajo.

Intervalos de descanso: Junto con los bloques de trabajo, el Pomodoro Timer también incorpora intervalos de descanso cortos. Después de completar un pomodoro de 25 minutos, se toma un descanso de 5 minutos. Estos descansos breves permiten un alivio mental y físico, evitando la fatiga y aumentando la capacidad de concentración para el siguiente pomodoro. Además, después de completar un cierto número de pomodoros, podés tomar un descanso más largo de 15-30 minutos.

Seguimiento : La mayoría de las aplicaciones y temporizadores Pomodoro Timer permiten realizar un seguimiento del tiempo y registrar la cantidad de pomodoros completados. Esto puede ser útil para tener una idea clara de la cantidad de tiempo que dedicas a tareas específicas y para evaluar tu productividad en general y realizar ajustes si lo necesitás.

No podemos negar que la tecnología nos brinda muchísimas herramientas poderosas que pueden impulsar la productividad de las PYMES. Así como revisamos en este artículo podemos apoyarnos en ellas para la programación eficiente de citas y reuniones, el diseño gráfico rápido o la organización efectiva del correo electrónico para optimizar tus procesos empresariales y lograr resultados eficientes.

Te sugerimos las revises y valores integrar alguna de ellas en tu rutina diaria y observar cómo mejoran la productividad de tu empresa, permitiéndote enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. Eso sí, toda herramiente tecnológica requiere que tengas claros tus objetivos e inviertas tiempo en capacitación para sacar lo mejor de ella.